Prendre les commandes en réunion

En réunion, chaque commande appartient à une participante et à la réunion. C'est ce lien qui fait monter le chiffre d'affaires de la réunion et les gains de votre hôtesse.

• Vous créez la commande depuis la carte de la participante, dans la fiche de la réunion.
• Une participante a une seule commande en cours par réunion : si elle a déjà un panier non payé, le bouton le rouvre au lieu d'en créer un autre.
• Seules les commandes payées comptent dans le chiffre d'affaires de la réunion et dans les gains de l'hôtesse.

La fiche de la réunion montre une carte par participante (zone « Gérer les participants »), puis la zone « Commandes de la réunion ».

Vous pouvez aussi créer une commande depuis le menu « Commandes », en choisissant le type « Vente en réunion » et la réunion : voir l'univers Commandes.

3.1 Ouvrir la commande

1. Sur la carte de la participante, cliquez sur le bouton panier 🛒 (infobulle « Nouvelle commande »).
2. Selon votre marque Une fenêtre « Veuillez selectionner un type de commande » peut s'ouvrir : choisissez par exemple « Vente en réunion ». Si elle ne s'ouvre pas, votre marque n'a qu'un seul type de commande en réunion.
3. Le panneau de commande s'ouvre sur la droite, avec le catalogue.

3.2 Remplir le panier

Cherchez les produits, choisissez la taille ou la couleur, ajoutez-les. Le bouton « Voir la commande » affiche le récapitulatif : quantités, code promo (« Code promo / réduction »), bons d'achat, points de fidélité, puis le total.

Le détail de la saisie (catalogue, remises, livraison) est le même que pour toute commande : voir l'univers Commandes.

3.3 Finaliser

En bas du récapitulatif, deux boutons :

Avec « Finaliser la commande », vous choisissez d'abord la livraison (« Choix de la livraison »), puis un assistant enchaîne les étapes prévues par votre marque : dématérialisation, DIP (document d'information précontractuelle), « Bon de commande », questions, « Signature client » (la cliente signe sur l'écran, avec un bouton « Effacer »), puis le paiement. Les étapes absentes de votre écran ne sont pas demandées par votre marque.

Le détail de chaque étape et des moyens de paiement est dans l'univers Commandes.

Le bouton panier d'une participante peut être désactivé. Passez la souris dessus : l'infobulle donne souvent la raison.

Quand vous êtes vous-même cliente avec un compte vendeuse, d'autres blocages peuvent s'afficher, par exemple « Limite d'achat vendeur atteinte ».

Si vous ne voyez aucun de ces cas, votre marque n'a pas activé ces contrôles.

Selon votre marque Le bouton « Finalisation par le client » n'apparaît que si votre marque l'a activé. Si vous ne voyez pas ce bouton, votre marque n'a pas activé cette fonction.

Après un clic sur ce bouton, vous choisissez la livraison (« Choix de la livraison »), comme pour une finalisation classique. En bas de cet écran, selon votre marque, un bouton « Afficher le QR Code », un bouton « Envoyer par mail au client », ou les deux, remplacent le bouton de paiement.

La cliente arrive sur une page aux couleurs de votre marque : récapitulatif de sa commande, questions et signature si votre marque les demande, puis paiement en ligne.

5.1 Par email

1. Après le choix de la livraison, cliquez sur « Envoyer par mail au client ». Vérifiez ou corrigez l'adresse email.
2. Le message « Le mail a été envoyé avec succès » confirme l'envoi.
3. La cliente reçoit un lien pour finaliser et payer.

L'adresse de la cliente et la vôtre doivent être renseignées pour que l'envoi fonctionne.

5.2 Par QR code

Après le choix de la livraison, cliquez sur « Afficher le QR Code ». La cliente le scanne avec son téléphone, sur place, et finalise sa commande elle-même. Si le lien de la commande avait expiré, un nouveau est créé à l'affichage du QR code.

5.3 La commande verrouillée

Pendant qu'une page de paiement est ouverte (par la cliente ou par vous), la commande est bloquée pour éviter un double paiement. Le panneau affiche « La commande est verrouillée car une page de paiement est ouverte » et un bouton « Déverrouiller ». Ne déverrouillez que si vous êtes sûre que la cliente a abandonné son paiement.

Sous les participantes, la zone « Commandes de la réunion » regroupe les commandes par cliente.

7.1 La commande de l'hôtesse

L'hôtesse commande comme les autres, depuis sa carte (repérée par l'icône maison). Dans sa commande, vous pouvez en plus utiliser ce qu'elle a gagné grâce à sa réunion : points, bon d'achat, code promo ou cadeau (bouton « Ajouter le cadeau hôtesse à la commande »). Tout est expliqué dans Les gains de l'hôtesse.

7.2 Frais de participation et décharge de responsabilité Selon votre marque

• Frais de participation : quand vous ajoutez une participante, une commande de frais est créée pour elle. Tant qu'elle n'est pas payée, son bouton « Nouvelle commande » reste grisé. Cette commande ne peut pas être supprimée et ne compte pas dans le CA de la réunion.
• Décharge de responsabilité : la participante reçoit un email pour la signer en ligne. Tant qu'elle ne l'a pas signée, sa carte n'affiche que « Décharge de responsabilité non signé », le lien « Renvoyer l'email » et la date du dernier envoi : aucune commande n'est possible.

Si vous ne voyez jamais ces éléments, votre marque n'utilise pas ces fonctions.

7.3 La commande d'échange Selon votre marque

Sur une commande payée, le bouton échange crée une nouvelle commande liée à la première, après la confirmation « Création d'une commande échange ». La liste indique ensuite le nombre de « produits échangés ». Si ce bouton n'apparaît pas, votre marque n'a pas activé les échanges.

7.4 Rattacher une commande à la réunion Selon votre marque

Une commande créée en vente directe peut être rattachée après coup à une réunion, depuis la page de la commande : bouton « Rattacher à une réunion », puis recherche de la réunion. Seules les réunions encore ouvertes sont proposées. Si la cliente n'était pas participante, elle est ajoutée à la réunion. Le bouton « Détacher de la réunion » fait l'inverse, tant que la réunion n'est pas terminée.

Si ces boutons n'apparaissent pas sur vos commandes, votre marque n'a pas activé cette fonction.

• Faites payer avant de clôturer. Une réunion ne peut pas être clôturée tant qu'il reste une commande non payée (voir Clôturer une réunion).
• Les paniers non payés peuvent disparaître. Selon votre marque Une fois le délai de clôture passé, les commandes non payées peuvent être supprimées automatiquement.
• Une commande payée ne se supprime pas. Le message « Impossible de supprimer une commande payée, contactez votre responsable » s'affiche : adressez-vous à votre animatrice.
• Lien de finalisation : 2 jours. Prévenez la cliente qu'elle doit payer rapidement.