Les commandes de regroupement

Au lieu de faire livrer chaque commande séparément, vous les regroupez : votre marque reçoit une seule commande, l'expédie en une fois (souvent chez vous), et vous la réglez en une fois.

Vous gagnez en frais de port, et selon votre marque vous bénéficiez d'une marge ou d'une remise calculée sur l'ensemble du regroupement.

1.1 Le vocabulaire

1.2 La vie d'un regroupement

2.1 Les colonnes

Votre marque choisit les colonnes affichées. Les plus courantes :

Votre marque peut ajouter d'autres colonnes (des champs qui lui sont propres, des points). Le bouton « Colonnes » à droite permet de masquer ou de réordonner les colonnes ; votre choix est retenu sur cet ordinateur.

2.2 Filtrer, créer, supprimer

Filtrer. Le bouton « Filtrer » ouvre une fenêtre avec :

• « Intervalle » : les dates de création ;
• « Statut » : « Créée », « En cours », « Clôturé » ;
• « Expédition » : de « Commande non expédiée » à « Commande livrée » ;
• « Paiement » : « Réglée » ou « Non réglée ».

Validez par « Appliquer », ou videz tout par « Effacer tous les filtres ». Le champ « Rechercher » cherche une référence.

Créer. Le bouton « Nouvelle commande de regroupement » crée immédiatement un regroupement vide et ouvre sa fiche. Selon votre marque, vous ne pouvez avoir qu'un seul regroupement ouvert à la fois : le bouton est alors grisé tant que le précédent n'est pas clôturé.

Supprimer. Une corbeille apparaît seulement sur un regroupement vide et non clôturé. Un regroupement qui contient au moins une commande ne peut pas être supprimé : retirez d'abord ses commandes.

3.1 Depuis une commande

Le rattachement se fait depuis la commande, pas depuis le regroupement :

• à la création : le champ « Commande de regroupement » propose vos regroupements ouverts et non payés. Le premier est présélectionné : choisissez « - » si cette commande ne doit pas être regroupée. S'il n'existe aucun regroupement ouvert, le bouton « Associer à une nouvelle comm. de regroupement » en crée un ;
• sur une commande existante non payée : dans le bloc d'informations, la liste « Commandes de regroupement » permet de choisir ou de changer de regroupement. Le bouton « + » propose « Souhaitez-vous associer cette commande à une nouvelle comm. de regroupement ? ».

Pour créer et suivre une commande, voir Créer une commande et Suivre vos commandes.

3.2 Retirer une commande

Sur la fiche du regroupement ouvert, chaque commande non payée a une croix rouge qui la retire du regroupement. Il n'y a pas de confirmation si tous ses produits restent autorisés : la commande est retirée tout de suite (elle n'est pas supprimée, elle redevient une commande seule).

Une commande payée ne peut en principe plus être retirée. Selon votre marque, une croix permet quand même de la délier : la fenêtre « Délier la commande » vous fait choisir un nouveau mode de livraison pour cette commande et prévient : « Les frais de livraison ne seront pas recalculés. »

Une fois le regroupement clôturé, plus aucune commande ne peut être ajoutée ni retirée.

3.3 Quand votre marque l'impose

Selon votre marque, le regroupement peut être obligatoire ou automatique :

• rattachement automatique : le champ de choix est grisé et votre marque rattache elle-même les commandes. Pour certains types de commandes, elle peut même créer et clôturer le regroupement automatiquement ;
• vos commandes personnelles : quand la cliente est vous-même, la commande est rattachée d'office à votre plus ancien regroupement ouvert (ou à un nouveau), et le champ est grisé ;
• pas de paiement sans regroupement : au moment de payer une commande non rattachée, le message « Vous devez d'abord associer une commande de regroupement à votre commande avant de pouvoir payer » s'affiche ;
• pas de nouvelle commande pour vous tant que le précédent n'est pas expédié : si votre dernier regroupement clôturé n'est pas encore expédié, la création d'une commande pour vous-même est refusée avec « Vous ne pouvez pas passer de commande pour vous même pour le moment ».

Clôturer, c'est envoyer le regroupement à votre marque : vous choisissez la livraison, vous validez, puis vous réglez. Tout part du bouton « Clôturer la commande de regroupement », en bas de la fiche.

5.1 Ce qui bloque la clôture

Le bouton est grisé, avec une explication au survol, dans ces cas :

5.2 Étape 1 : la livraison

Un panneau « Mode de livraison » s'ouvre à droite avec les livraisons que propose votre marque pour les regroupements, chacune avec son nom et son prix :

• livraison chez vous : à votre adresse de livraison, ou à défaut votre adresse principale ;
• point relais : une carte s'ouvre (« Choix du point relais ») pour chercher et choisir le relais, puis « Valider » ;
• retrait (« Enlèvement des produits sur place » sur la démo) ;
• « Adresse personnalisée » : le crayon ouvre un formulaire (« Prénom », « Nom », « Téléphone », « Adresse », « Code Postal », « Ville », « Pays », tous obligatoires) à « Enregistrer ».

Le message « Le transporteur de livraison peut être susceptible de changer en fonction des paramètres de la commande » peut accompagner certaines livraisons.

5.3 Étape 2 : la validation

Cliquez sur « Valider la cloture ». Deux contrôles :

• sans livraison choisie : « Veuillez sélectionner un mode de livraison. » ;
• adresse personnalisée incomplète : « Veuillez renseigner et enregistrer l'adresse de livraison personnalisée avant de continuer. »

Les frais de livraison sont ajoutés au total, puis le panneau des moyens de paiement s'ouvre. À ce stade, rien n'est encore clôturé : vous pouvez fermer le panneau.

5.4 Étape 3 : le paiement

Le panneau « Moyens de paiement » liste les moyens prévus par votre marque pour les regroupements : par exemple « Chèque », « Virement bancaire », « Prélèvement bancaire », « Mandat SEPA », « Carte bancaire », « Financement ». Choisissez-en un puis cliquez à nouveau sur « Valider la cloture ».

• Chèque, virement, prélèvement, espèces… : le regroupement est clôturé tout de suite et le règlement est enregistré. Pour un chèque, saisissez son numéro.
• Carte bancaire : vous êtes envoyée sur la page de paiement. Le regroupement est clôturé quand le paiement est confirmé. Au retour, la fiche peut afficher « En attente du retour de paiement » avec « Recharger la page ». En cas d'échec : « Echec du paiement ».
• Financement : une demande est envoyée à l'organisme ; le regroupement reste bloqué avec un bandeau d'attente et les boutons « Réémettre la demande », « Annuler la demande » et « Vérifier l'état ».
• Rien à payer (montant à 0) : seul « Avantage » est proposé.

Après la clôture, le message « La commande de regroupement a bien été cloturée ! » confirme l'opération et la fiche passe en lecture seule. Pour les moyens de paiement en général, voir Le paiement.

Selon votre marque, le montant que vous réglez n'est pas le total payé par vos clientes. Quatre mécanismes existent ; votre marque en utilise un ou aucun.

6.1 La marge vendeur

Votre marque vous accorde un pourcentage de marge sur le montant des commandes du regroupement. Les totaux affichent alors :

• « Montant des produits » : le total payé par vos clientes, remises déduites ;
• « Marge vendeur (25%) » par exemple : le montant déduit ;
• « Sous-total après marge », puis les frais de livraison et le « Net à payer TTC ».

Selon votre marque, la marge peut aussi être calculée produit par produit à partir d'un « Prix de revient vendeur ».

Seuil de CA. Votre marque peut réserver la marge aux vendeuses qui ont réalisé un minimum de chiffre d'affaires (CA) TTC depuis le début du mois en cours. Tant que le seuil n'est pas atteint, la fiche affiche :

Le droit à la marge est vérifié jusqu'à la clôture, puis figé : atteindre le seuil après avoir clôturé ne change plus rien à ce regroupement.

6.2 La remise différée

Votre marque peut vous attribuer un taux de remise personnel, appliqué aux produits qu'elle a rendus éligibles. Le calcul part du prix des produits pour vous (pas du prix payé par la cliente). Les totaux affichent « Montant des produits », « Montant total des produits pour le vendeur avant remise », « Montant de la remise différée » et « Montant à payer après remise différée ».

6.3 Déclarer votre marge

Selon votre marque, un bloc « Déclarer votre marge » vous demande d'indiquer, en euros, la marge que vous réalisez sur ce regroupement. C'est une déclaration : elle ne change pas le montant à payer.

• Elle est obligatoire pour clôturer : entre 0 et le montant total du regroupement.
• Messages possibles : « Marge déclarée enregistrée », « La marge déclarée ne peut pas dépasser le montant total de la commande. », « La marge déclarée ne peut pas être négative. »
• Elle n'est plus modifiable après la clôture ou le paiement.

6.4 Le montant dû par vous

Selon votre marque, une partie des commandes a déjà été payée par vos clientes directement à votre marque (par carte en ligne, par exemple). Ces sommes sont déduites : vous ne réglez que la différence.

• Le bloc « Moyen de paiement » récapitule ce qui a été réglé, moyen par moyen, puis le « Total ».
• Les totaux affichent « Montant total de la commande de regroupement » et « Montant dû par le vendeur », recalculé quand vous choisissez la livraison.
• Ce que vous avez encaissé (espèces, chèque à votre ordre, prélèvement) n'est pas déduit : c'est à vous de le reverser.

Pour vos commissions et marges en général, voir Vos commissions.

8.1 Les documents

Une fois le regroupement clôturé, selon votre marque, le bloc « Informations sur la commande » propose :

• « BON DE COMMANDE » (BDC) : le récapitulatif du regroupement, en PDF, via l'œil ;
• « FACTURE » : la facture du regroupement, quand votre marque l'a générée.

Les documents de chaque commande (bon de commande, facture) restent accessibles par « Voir les documents » sur chaque ligne.

8.2 Expédition et réception Selon votre marque

Le bloc « Expédition » suit l'envoi : statut, mode de livraison, numéros de suivi. Si votre marque gère les expéditions de regroupement, la fiche est organisée par colis :

• chaque expédition a son « N° de livraison », son numéro de suivi (cliquable quand c'est un lien) et sa date d'« Expédition » ; les commandes sont rangées sous leur colis, les autres sous « Commandes sans Shipment associé » ;
• tant qu'aucun colis n'existe : « Aucun Shipment associé a cette commande ».

Pointer les produits reçus. Pour un colis livré chez vous, le bouton « Pointage livraison » devient actif dès qu'une de ses commandes est expédiée (sinon : « Aucune commande expédiée »). Il ouvre la fenêtre « Réception des produits » :

1. cochez chaque produit reçu, ou utilisez « Tout cocher / décocher » ;
2. cliquez sur « Valider la réception » : « Pointage sauvegardé » confirme.

Le bouton de téléchargement de cette fenêtre exporte la liste du colis en PDF, pratique pour vérifier le carton à la main. Pour la livraison des commandes en général, voir La livraison.

8.3 Sur votre tableau de bord

Selon votre marque, votre tableau de bord affiche l'indicateur « CA de regroupement clôturé » : le total de vos regroupements clôturés sur la période (marge déduite, livraison comprise), compté à la date de clôture. Le même chiffre peut apparaître dans le suivi de votre équipe. Voir Votre tableau de bord.

• Le premier regroupement ouvert est présélectionné quand vous créez une commande : vérifiez le champ avant de valider.
• La croix rouge retire la commande sans confirmation quand ses produits restent autorisés.
• Changer de regroupement peut retirer des produits réservés à l'un ou l'autre cas : lisez la liste de la fenêtre « Attention ».
• Une fois clôturé, le regroupement est figé : plus d'ajout, plus de retrait, marge figée.
• « Nouvelle commande de regroupement » crée tout de suite un regroupement vide. Si vous l'avez créé par erreur, supprimez-le avec la corbeille tant qu'il est vide.

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