Clôturer une réunion

Clôturer, c'est dire « cette réunion est finie ». Elle passe du statut En préparation au statut Terminée, et les gains de l'hôtesse sont figés.

La clôture se fait de deux façons :

• par vous, dès que toutes les commandes sont payées ;
• automatiquement, une fois passé le délai de clôture de votre marque.

Pour les autres étapes de la vie d'une réunion et l'annulation, voir Le cycle de vie d'une réunion.

2.1 Pas à pas

1. Vérifiez dans « Commandes de la réunion » que toutes les commandes sont « Payée ».
2. Dans l'en-tête de la réunion, cliquez sur le bouton cadenas (infobulle « Clôturer la réunion »). Il n'apparaît que tant que la réunion n'est pas terminée.
3. Confirmez : « Clôture d'une réunion — Êtes-vous sûr de vouloir clôturer la réunion ? ».
4. Le message « Réunion clôturée avec succès — La réunion a bien été clôturée » s'affiche, puis la page se recharge avec le statut « Terminée ».

Vous pouvez clôturer à tout moment, sans attendre le délai de clôture, dès que les commandes sont payées.

2.2 Ce qui bloque la clôture

Si une commande n'est pas payée, la clôture est refusée avec le message :

Comptent comme « en cours » : les commandes en « Attente paiement », les commandes « Partiellement payée » et, si votre marque en demande, les commandes de frais de participation non payées. Les commandes de cadeaux ne bloquent pas.

Si vous ne clôturez pas, la réunion est clôturée automatiquement une fois passé le délai de clôture, compté à partir de la date et de l'heure de la réunion.

Selon votre marque Ce délai est de 48 heures ou plus, par exemple 96 heures. Il n'est jamais inférieur à 48 heures. Le traitement automatique passe une fois par jour, la nuit.

1. La réunion passe en Terminée.
2. Les gains de l'hôtesse sont figés : points, bons d'achat et codes promo ne bougent plus. Seuls les cadeaux produits peuvent encore être calculés (voir Les gains de l'hôtesse).
3. L'hôtesse reçoit le rôle client « Hôte », que votre marque peut utiliser pour ses avantages.
4. Selon votre marque Les commandes non payées sont supprimées, sauf celles partiellement payées ou bloquées par un paiement en cours.
5. Selon votre marque S'il ne reste aucune commande, la réunion passe en Annulée au lieu de « Terminée ».
6. Si l'hôtesse avait utilisé par avance plus de points qu'elle n'en a finalement gagné, son solde est remis à zéro par une ligne « Rééquilibrage des points de fidélité ».

Si votre marque a choisi de supprimer les commandes non payées, cela arrive à deux moments :

• à la clôture de la réunion, par vous ou automatiquement ;
• quand vous ouvrez la fiche de la réunion une fois le délai de clôture passé (48 heures au minimum après la date de la réunion), même si la réunion n'est pas encore clôturée.

Sont supprimées les commandes non payées, sauf celles partiellement payées et celles bloquées par une page de paiement ouverte. Pour chaque commande supprimée :

• les produits retournent en stock (sauf réglage contraire de votre marque) ;
• les bons d'achat, codes promo et points utilisés sont rendus à la cliente.

Si les paniers non payés restent visibles sur vos réunions anciennes, votre marque n'a pas activé cette suppression.

Selon votre marque Votre marque choisit, action par action, ce qui est bloqué sur une réunion terminée. Une action bloquée affiche une fenêtre « Réunion terminée », par exemple « Vous ne pouvez plus apporter de modification. »

Les commandes déjà payées restent consultables (bouton œil, bon de commande).

Votre espace n'a pas de bouton pour rouvrir une réunion terminée. Si vous avez clôturé trop tôt, contactez votre animatrice ou votre marque : la réouverture se fait depuis l'espace de la marque, et l'« Historique » de la réunion l'indique ensuite.

Selon votre marque Si votre marque vous laisse changer la date d'une réunion terminée, reporter cette date dans le futur la remet « En préparation ».

• Faites payer avant le délai. Une commande payée après la clôture ne rapporte plus rien à l'hôtesse.
• Ne clôturez pas trop tôt. Une invitée qui voulait commander le lendemain ne pourra peut-être plus le faire dans la réunion.
• Prévenez vos clientes que les paniers non payés peuvent être supprimés après le délai.
• Clôturer n'est pas annuler. Une réunion qui n'a pas eu lieu s'annule : voir Le cycle de vie d'une réunion.