À quoi il sert Selon votre marque
Le mini-site simplifie l'organisation d'une réunion à domicile. L'hôtesse gère ses invitations elle-même, et les invitées qui confirment arrivent dans votre réunion.
Pour l'hôtesse
Elle confirme les informations de la réunion, invite ses amies, accepte ou refuse les demandes, publie un message d'accueil et partage le lien.
Pour les invitées
Elles confirment leur venue, discutent dans le fil de messages, parcourent le catalogue et notent leurs envies.
Pour vous
Vous voyez qui vient, vous retrouvez les invitées sur la fiche de la réunion et vous gagnez du temps de saisie.
Le mini-site ne sert pas à commander : les fiches produits n'ont pas de panier. Les commandes se prennent en réunion (voir Prendre les commandes en réunion).
Si vous ne voyez pas le bloc « Site de la réunion » sur vos fiches réunion, votre marque n'a pas activé le mini-site.
L'écran dit « Hôte » pour l'hôtesse, « Invité » pour une amie invitée sur le mini-site, « Participant » pour une participante de la réunion, « Vendeur » pour vous, et « minisite » ou « mini site réunion » pour le mini-site.
Activer le mini-site
2.1 Les trois réglages de marque
Votre marque choisit comment les mini-sites sont créés :
Pas de mini-site. Le bloc « Site de la réunion » n'apparaît pas.
À la création de la réunion, la rubrique « Site de la réunion » propose la case « Envoi immédiat du mail de création du mini-site à l'hôte ». Cochée, l'hôtesse reçoit son email tout de suite. Non cochée, rien ne part : vous l'enverrez plus tard depuis la fiche de la réunion.
Chaque nouvelle réunion a son mini-site, et l'email part à l'hôtesse dès la création. Il n'y a pas de case à cocher.
La création de la réunion elle-même est décrite dans Créer et planifier une réunion.
À la création d'une réunion, vous choisissez d'activer ou non le mini-site. Depuis la réunion, vous pouvez l'activer plus tard, et l'accès au mini-site ouvre une page web dans le navigateur de votre téléphone.
2.2 Le bloc « Site de la réunion »
Sous l'en-tête de la fiche réunion, la ligne « Liens externes » contient le bloc « Site de la réunion ». Ses boutons sont de simples icônes : passez la souris dessus pour lire leur nom. Ils changent selon l'avancement du mini-site.
| Situation | Bouton affiché | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Pas de mini-site sur cette réunion | « + » « Activer un mini-site pour cette réunion » | Après la question « Êtes-vous sûr de vouloir activer un mini-site de réunion ? », active le mini-site et envoie l'email à l'hôtesse. |
| Mini-site activé, hôtesse pas encore passée | Avion en papier « Envoyer le mail du minisite à l'hôte » | Après « Êtes-vous sûr de vouloir renvoyer l'e-mail du mini-site de réunion à l'hôte ? », renvoie l'email. |
| Idem, si votre marque l'autorise | Journal « Création du mini site réunion » | Ouvre la mise en route à la place de l'hôtesse (voir 3.2). |
| Mise en route terminée | Maillon « Url du minisite » | Ouvre le mini-site dans un nouvel onglet, avec votre accès de vendeuse (voir section 6). |
Deux cas bloquent ces boutons : une hôtesse sans email (un message vous prévient ; complétez sa fiche, voir Créer et planifier une réunion) et une réunion annulée.
2.3 L'email envoyé à l'hôtesse
L'email vient de votre marque, à ses couleurs et dans la langue de l'hôtesse. Son texte est rédigé par votre marque ; il reprend en général le prénom de l'hôtesse, le vôtre et le nom de la marque. Il contient surtout son lien personnel : tant que la mise en route n'est pas faite, ce lien l'y conduit ; ensuite, il ouvre directement son mini-site.
Il donne à l'hôtesse ses droits d'organisatrice (accepter des invitées, voir les emails de ses amies). Dites-lui de ne pas le transférer : pour inviter, elle partage le lien public depuis son mini-site.
Pour lui expliquer la suite simplement, envoyez-lui la fiche à transmettre à l'hôtesse.
La mise en route par l'hôtesse
La mise en route est obligatoire : tant qu'elle n'est pas terminée, les invitées qui ouvrent le lien lisent « Vous êtes trop rapide ! Votre hôte n'a pas encore configuré le site de votre réunion. »
3.1 Les 8 étapes
Une barre de progression et un petit salon qui se remplit accompagnent l'hôtesse. Elle répond par « Oui » ou « Non », et peut revenir en arrière avec « Précédent ».
| N° | À l'écran | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| 1 | « Vous vous appelez » + son nom | « Oui », ou « Non » pour corriger son prénom et son nom. |
| 2 | « Vous habitez au » + l'adresse de la réunion | « Oui », ou « Non » pour saisir une autre adresse. |
| 3 | « La réunion est prévue le : » + date et heure | « Oui », ou « Non » pour choisir une autre date (jusqu'à un an). |
| 4 | « Vos invités peuvent vous suggérer des participants ? » | « Oui » : ses invitées pourront proposer des amies, et le lien public permettra de demander à participer. « Non » : elle seule invite. |
| 5 | « Le nombre de participants maximum est » | Règle le nombre de places avec « − » et « + » (valeur proposée par votre marque, 10 par défaut). |
| 6 | « … Et maintenant si on invitait quelques amis ? » | Ajoute ses invitées une par une (civilité, prénom, nom, email, téléphone, adresse facultative), ou « Passer ». |
| 7 | « On y est presque ! … » | Écrit son message d'accueil, puis « Valider ». |
| 8 | « Félicitations ! Votre mini site de réunion a été créé avec succès ! » | « Aller sur le site de la réunion ». |
Tout est enregistré à l'étape 8, d'un coup :
- le nom de l'hôtesse, l'adresse et la date de la réunion sont mis à jour sur votre fiche réunion ;
- chaque invitée saisie reçoit un email d'invitation avec son lien personnel ;
- les participantes déjà inscrites dans la réunion reçoivent un email pour confirmer leur présence ;
- le message d'accueil est épinglé en tête du fil de messages ;
- vous recevez un email qui vous prévient que le mini-site est prêt.
Si l'hôtesse ferme la page avant l'étape 8, rien n'est enregistré. Elle rouvre le lien de son email et recommence depuis le début.
3.2 La faire à sa place Selon votre marque
Jade n'est pas à l'aise avec Internet ? Faites la mise en route ensemble, au téléphone ou chez elle :
- Sur la fiche réunion, cliquez sur le bouton journal « Création du mini site réunion ».
- La fenêtre « Création du mini site réunion » indique « Mise en ligne du mini-site réunion pour le compte de votre hôte » suivi de son nom. Répondez « Oui ».
- Les 8 étapes s'ouvrent dans un nouvel onglet : répondez avec Jade.
Le résultat est le même que si Jade l'avait faite elle-même. Ensuite, Jade utilise le lien de son email pour gérer ses invitées. Si vous ne voyez pas ce bouton, votre marque ne propose pas cette possibilité.
Les invitées
4.1 Comment elles arrivent
| Qui invite | Ce qui se passe |
|---|---|
| L'hôtesse (mise en route ou onglet « Les invités ») | L'invitée reçoit un email avec son lien personnel. Sur le mini-site, elle répond « Oui » ou « Non » à « Confirmez votre présence ». |
| Une invitée confirmée qui suggère une amie (si l'hôtesse l'a permis) | L'hôtesse reçoit un email et doit accepter la suggestion. L'amie reçoit ensuite son invitation et confirme à son tour. |
| Une personne qui a le lien public et clique sur « Je souhaite participer » (si l'hôtesse l'a permis et s'il reste des places) | Elle remplit un formulaire. Elle et l'hôtesse reçoivent un email. Si l'hôtesse l'accepte, sa participation est confirmée directement. |
Selon votre marque, les suggestions et les demandes de participation peuvent être acceptées automatiquement, sans passer par l'hôtesse.
L'hôtesse reçoit aussi un email chaque fois qu'une invitée confirme ou décline.
4.2 Les listes par statut
Dans l'onglet « Les invités » du mini-site, la « Liste des invités » se range en volets dépliants. Une invitée qui n'a pas encore confirmé ne voit que le nombre de places ; elle découvre la liste et le fil de messages après avoir répondu « Oui ».
| Volet | Qui le voit |
|---|---|
| « Confirmés » | L'hôtesse, les invitées qui ont confirmé et vous. L'hôtesse y figure avec une maison. |
| « Invités inscris en attente de votre validation » | L'hôtesse seule, avec un bouton vert (accepter) et un bouton rouge (refuser). Un compteur s'affiche sur l'onglet. |
| « Invités suggérés en attente de validation par l'hôte » | L'invitée qui a fait la suggestion. |
| « Invités qui doivent confirmer leur présence » | L'hôtesse, les invitées qui ont confirmé et vous. |
| « Invités ayant déclinés » | L'hôtesse et vous. |
| « Invités non acceptés » | L'hôtesse seule. |
4.3 Le nombre maximum
L'onglet affiche « Places disponibles : » suivi du nombre restant. Une place est prise par chaque participante déjà inscrite dans la réunion et par chaque invitée qui confirme sa présence ; l'hôtesse ne compte pas.
Jade a choisi 8 places. Camille, Inès et Emma ont confirmé : il reste 5 places. Zoé a été invitée mais n'a pas encore répondu : elle ne prend pas encore de place.
À zéro, le mini-site affiche « Aucune place disponible » : l'hôtesse ne peut plus accepter de demandes, le bouton « Je souhaite participer » disparaît et une invitée qui veut confirmer en est empêchée. Sur votre fiche réunion, le même maximum bloque l'ajout de participantes (voir Les participantes).
De l'invitée à la participante
Pour prendre la commande d'une invitée, elle doit être participante de la réunion. Deux cas, selon votre marque :
Quand une invitée confirme sa présence, sa fiche cliente est créée (ou retrouvée) dans votre fichier et elle est ajoutée à la réunion comme participante. Vous n'avez rien à faire.
Les invitées apparaissent sur la fiche réunion avec une carte « Invité ». Transformez-les en participantes avec le bouton de la carte. Le pas à pas est dans Les participantes.
Tant qu'une invitée n'a pas confirmé sa présence, elle n'est pas comptée comme participante.
Votre accès au mini-site
Une fois la mise en route terminée, le bouton « Url du minisite » de la fiche réunion ouvre le mini-site avec votre accès de vendeuse. La colonne de droite indique « Vous êtes le vendeur de cette réunion ». Vous pouvez :
- lire le fil « Messages » et y écrire (pour remercier, rappeler l'heure, présenter une nouveauté…) ;
- consulter la liste des invitées, y compris celles qui ont décliné ;
- copier ou partager le lien public (« Partager le lien du mini-site ») ;
- parcourir l'onglet « Catalogue ».
Vous ne pouvez ni ajouter ni accepter d'invitées : c'est le rôle de l'hôtesse. Si vous êtes vous-même l'hôtesse de la réunion, le bouton ouvre votre accès d'hôtesse.
Le détail, onglet par onglet, est dans la fiche à transmettre à l'hôtesse.
Les options selon votre marque Selon votre marque
| Option | Ce que cela change |
|---|---|
| Onglet « Catalogue » | Présent si vous avez une mini-boutique active ou si votre marque a une boutique en ligne. Les invitées confirmées y ajoutent des produits à leur liste d'envies (voir Les listes d'envies). Avec votre mini-boutique, le bouton « Visitez la boutique du vendeur » ouvre le produit chez vous. |
| Aide au catalogue | Un encadré de conseils rédigé par votre marque, visible seulement par l'hôtesse et par vous dans l'onglet « Catalogue ». |
| Réunion virtuelle | Le bouton « Accéder à la réunion virtuelle » apparaît pour les invitées. Voir Réunion virtuelle et live. |
| Décharge de responsabilité | Le bouton « Signer la décharge de responsabilité » apparaît pour les participantes qui ne l'ont pas signée. |
| Frais de participation | Le bouton « Payer mes frais de participations » apparaît tant que les frais ne sont pas réglés. L'hôtesse peut en être dispensée. Voir Décharge et frais de participation. |
| Consentement | Pour confirmer sa présence, l'invitée doit cocher la case de consentement de votre marque. |
| Noms masqués | Le nom de famille des participantes (et le vôtre) est réduit à l'initiale sur le mini-site : « Camille M. ». |
| Téléphone mobile | Le mobile devient obligatoire dans les formulaires d'invitation. |
| Documents du thème | Si la réunion a un thème avec des documents (vidéos, images, fichiers), ils apparaissent dans « Vos documents ». |
Après la réunion
Le mini-site reste ouvert tant que la réunion n'est pas clôturée. Dès que vous la clôturez, toute personne qui ouvre le lien lit « Cette réunion est terminée. N'hésitez pas à contacter votre hôte ou votre vendeur en cas de besoin. » Le fil de messages et la liste des invitées ne sont plus accessibles.
Si la réunion est annulée, le mini-site affiche « Site indisponible ».
Les participantes, elles, restent dans votre fichier clientes avec leur liste d'envies.
Points d'attention
- L'email de l'hôtesse est indispensable. Vérifiez-le avant d'activer le mini-site.
- La mise en route modifie la réunion. Si l'hôtesse change la date ou l'adresse, votre fiche réunion est mise à jour. Jetez-y un œil quand vous recevez l'email « mini-site prêt ».
- Le lien public montre l'adresse. Toute personne qui a le lien public voit la date, le nom de l'hôtesse, l'adresse de la réunion et une carte. Conseillez à l'hôtesse de le partager à des personnes qu'elle connaît plutôt que sur un réseau social ouvert à tous.
- Une invitée qui a commandé ne peut plus changer sa réponse sur le mini-site (« Vous avez une commande dans cette réunion »).
- Pas de panier sur le mini-site. Les envies notées ne sont pas des commandes.
Questions fréquentes
Mon hôtesse n'a pas reçu l'email.
Demandez-lui de regarder dans ses courriers indésirables. Vérifiez son adresse sur la fiche réunion, puis cliquez sur « Envoyer le mail du minisite à l'hôte ». Si votre marque le permet, vous pouvez aussi faire la mise en route avec elle (section 3.2).
Le bouton « Envoyer le mail du minisite à l'hôte » a disparu.
C'est normal : l'hôtesse a terminé sa mise en route. Le bouton « Url du minisite » le remplace.
Une invitée a confirmé mais n'apparaît pas dans mes participantes.
Votre marque ne les ajoute pas automatiquement : cherchez sa carte « Invité » sur la fiche réunion et transformez-la (voir Les participantes).
L'hôtesse veut plus de places.
Le nombre de places se règle à la mise en route, qui ne se refait pas une fois terminée. Contactez votre marque si vous devez le modifier.
Personne ne peut demander à participer avec le lien public.
L'hôtesse a répondu « Non » à « Vos invités peuvent vous suggérer des participants ? », ou il n'y a plus de place. Elle peut toujours inviter elle-même ses amies.